Error showing flash-object.

 

 

Out of office. Out of reach?

 

 

Is het bijna jouw beurt om te genieten van een welverdiende vakantie? Houd er dan toch rekening mee dat er mensen zijn die wél werken. Jouw klanten misschien. Voor je vertrekt, schakel je dus best je 'out of office' assistent in.

Als de mogelijkheid echter bestaat, stuur je je e-mails best automatisch (zonder out of office reply) door naar een collega, die je klanten persoonlijk kan opvangen. Bezorg die collega dan wel zoveel mogelijk relevante informatie.

Als je toch kiest voor 'out of office' geef ik je graag enkele tips om hier klantvriendelijk mee om te gaan. Het uitgangspunt is dat je professioneel blijft communiceren met je klanten en dat jouw afwezigheid hen geen - of tenminste zo weinig mogelijk - last bezorgt.

Out of office ≠ out of reach

“Ik ben met vakantie tot en met 22 juli.” Heel leuk voor jou, maar minder voor je klant. Die leest: “Er is niemand die mij kan helpen tot en met 22 juli.” Bezorg je klanten daarom alle nuttige informatie om hen verder te helpen. Wie kan hen helpen? Hoe kan men deze persoon bereiken? Vermeld zowel een naam, een e-mailadres als een telefoonnummer.

“In dringende gevallen …”

Vaak vermeldt het 'out of office'-bericht dat je “in dringende gevallen” beroep kan doen op collega X. De boodschap die je klant krijgt is echter duidelijk: “Laat mijn collega liever met rust, want hij heeft het ongetwijfeld al druk genoeg”. Het volgende zinnetje klinkt veel klantvriendelijker: “Tijdens mijn afwezigheid kan u met uw vragen terecht bij mijn collega [naam] …”

“Out of office autoreply”

Net zoals bij een gewone e-mail, gebruik je ook voor een afwezigheidsbericht een duidelijk onderwerp. Gebruik hiervoor niet de standaardformulering “Out of office autoreply”. Zo vermijd je dat de lezer het gevoel krijgt dat hij met een computer communiceert. Een persoonlijk onderwerp geeft het gevoel dat ook de boodschap persoonlijk is. 

“Beste klant”

Nog meer dan een aangepast onderwerp, zal een persoonlijke aanspreektitel je klant het gevoel geven dat hij of zij persoonlijk aangesproken wordt. “Beste klant” of “Beste mevrouw, meneer,” is niet ideaal, maar nog altijd beter dan helemaal niets. 

“Groetjes uit Ibiza!”

Je klant vindt het hoogstwaarschijnlijk niet zo leuk dat jij niet beschikbaar bent. Het feit dat je het mooie weer maakt in Ibiza zal hier niet meteen toe bijdragen. Wees dus een beetje discreet, ook als je afwezigheid een andere reden dan vakantie heeft. 

“Ik ben er vandaag niet”

"Vandaag", wanneer is of was dat? Vermeld daarom duidelijk de datum van “vandaag” of van “deze week”. Vermeld sowieso de juiste datum waarop je opnieuw bereikbaar bent. Zet je 'out of office' trouwens meteen af wanneer je terug bent. Op 23 juli een bericht versturen dat je tot 21 juli afwezig zal zijn, is niet professioneel. 

“Salut en de kost!”

De vakantiekriebels zullen waarschijnlijk een hoogtepunt bereiken wanneer je, net voor je je computer voor de 2 komende weken afsluit, je out of office assistent inschakelt (vergeet dat trouwens niet effectief te doen!). Laat je echter niet verleiden om de euforie van het moment ook in woorden te vertalen. Houd je e-mail professioneel, in de stijl die bij je bedrijf past. 

Een voorbeeld voor een klantvriendelijke 'out of reply'

Beste klant

Momenteel ben ik afwezig. Vanaf 22 juli kan je mij terug bereiken. Ondertussen helpt mijn collega, [naam collega], je graag verder. Je kan haar bereiken via [naam@bedrijf.be] of bellen op [telefoonnummer].

Met vriendelijke groeten,
[Naam]

Merk op dat je uitsluitend vertelt wat je wél kan doen. Dat klinkt veel aangenamer en zo jaag je je klant tenminste niet naar de concurrentie ...

 

Een prettige vakantie!